I. Przedmiotem zapytania jest kompleksowa usługa wynajmu (leasingu), serwisu, prania, konserwacji oraz logistyki odzieży roboczej i ochronnej dla 190 pracowników Zamawiającego, świadczona w 10 oddziałach zlokalizowanych na terenie województwa śląskiego (9)  oraz dolnośląskiego (1).

Usługa obejmuje w szczególności:

• dostawę fabrycznie nowej odzieży roboczej i ochronnej,
• dopasowanie odzieży do indywidualnych pracowników,
• oznakowanie i pełną identyfikację każdej sztuki odzieży,
• odbiór brudnej oraz dostawę czystej odzieży,
• profesjonalne pranie przemysłowe,
• bieżący serwis i naprawy,
• wymianę odzieży zużytej,
• logistykę odzieży pomiędzy lokalizacjami a zakładem pralniczym,
• dostawę, montaż i serwis szafek/hubów odzieżowych w poszczególnych lokalizacjach,
• zapewnienie elektronicznego systemu zarządzania obiegiem odzieży.

Dostawy i odbiór odzieży muszą być realizowane transportem samochodowym.

Planowany okres realizacji usługi: lata 2026–2027.

II. Przedmiot leasingu obejmuje odzież przeznaczoną dla pracowników branży kolejowej, w szczególności:

• pracowników utrzymania nawierzchni kolejowej, tj. robotników torowych, toromistrzów i dróżników obchodowych,
• automatyków sterowania ruchem kolejowym,
• osób kierujących ruchem kolejowym, w tym dyżurnych ruchu, nastawniczych, zwrotniczych oraz dróżników przejazdowych.

Odzież będzie użytkowana w zmiennych warunkach atmosferycznych oraz w środowisku o wysokim stopniu zabrudzenia, w szczególności narażonym na kontakt z:

• smarami,
• olejami mineralnymi,
• pyłem tłuczniowym,
• zabrudzeniami metalicznymi,
• innymi zabrudzeniami charakterystycznymi dla infrastruktury kolejowej.

Prace wykonywane w bezpośrednim sąsiedztwie czynnych torów kolejowych, dlatego odzież musi zapewniać odpowiedni poziom widzialności i ochrony użytkownika.

III. Zakres wymaganych usług serwisowych i logistycznych

Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia kompleksowej obsługi odzieży przez cały okres obowiązywania umowy, obejmującej co najmniej:

1. Identyfikację odzieży – każda sztuka odzieży musi zostać oznakowana systemem kodów kreskowych lub chipów RFID, umożliwiającym jej jednoznaczną identyfikację, przypisanie do konkretnego pracownika oraz lokalizacji.
2. Logistykę odzieży – odbiór brudnej oraz dostawa czystej odzieży minimum 1 raz w tygodniu do każdego z 10 punktów.
3. Pranie przemysłowe – prowadzone z zastosowaniem technologii zapewniającej skuteczne usuwanie ciężkich zabrudzeń, w szczególności ropopochodnych, przy jednoczesnym zachowaniu właściwości fluorescencyjnych i odblaskowych tkanin.
4. Bieżące naprawy – w szczególności wymianę zamków i guzików, cerowanie oraz usuwanie innych uszkodzeń mechanicznych powstałych podczas normalnego użytkowania.
5. Wymianę odzieży zużytej – sukcesywną i bezpłatną wymianę odzieży naturalnie zużytej na fabrycznie nową, bez dodatkowych opłat dla Zamawiającego.
6. Szafki/huby odzieżowe – oferta musi obejmować dostarczenie, montaż, uruchomienie oraz bieżący serwis szafek/hubów odzieżowych wyposażonych w skrytki na odzież czystą i brudną, we wszystkich 10 oddziałach.

IV. Wymagania techniczne dotyczące odzieży

Dostarczona odzież musi być fabrycznie nowa oraz przez cały okres trwania umowy spełniać wymagania właściwych norm i przepisów dotyczących oferowanych wyrobów.

W szczególności wymaga się spełnienia następujących norm:

• EN ISO 20471 – odzież o intensywnej widzialności:
  • klasa 2 – dla zestawu letniego,
  • klasa 3 – dla zestawu zimowego/kurtki;
  • kolorystyka podstawowa: pomarańczowa z pasami odblaskowymi.
• EN ISO 11612 – odzież ochronna dla pracowników narażonych na działanie czynników gorących i płomieni, z uwagi na występowanie prac spawalniczych i szlifierskich przy infrastrukturze torowej.
• EN 343 – odzież chroniąca przed złymi warunkami atmosferycznymi, w szczególności w odniesieniu do kurtek zimowych i przeciwdeszczowych.

Wykonawca zobowiązany jest zapewnić, że właściwości ochronne oraz wymagane parametry odzieży będą zachowane przez cały okres jej użytkowania, z uwzględnieniem procesu prania i konserwacji.

V. Wolumen i organizacja logistyczna

Podstawowe parametry realizacji usługi:

• liczba pracowników: 190 osób,
• liczba lokalizacji: 10 oddziałów,
• okres realizacji: 2026–2027,
• częstotliwość odbioru brudnej i dostawy czystej odzieży: minimum 1 raz w tygodniu do każdej lokalizacji,
• wymagana rotacja: minimum 3–4 komplety odzieży na jednego pracownika.

Wykonawca musi zapewnić ciągłą dostępność odzieży umożliwiającą prawidłową rotację, uwzględniającą odzież znajdującą się u pracownika, w szafce jako komplet na zmianę oraz w procesie prania lub serwisu.

VI. Wymagania formalne wobec Oferenta

Oferent zobowiązany jest do przedstawienia wraz z ofertą:

1. Certyfikatów zgodności/odpowiednich dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań dotyczących oferowanych modeli odzieży oraz oznakowania CE, jeżeli jest wymagane dla danego wyrobu.
2. Dokumentacji technicznej oferowanej odzieży, potwierdzającej spełnienie wymaganych norm, w szczególności EN ISO 20471, EN ISO 11612 oraz EN 343 – odpowiednio do danego rodzaju odzieży.
3. Opisu technologii prania i konserwacji odzieży, gwarantującej zachowanie wymaganych parametrów widzialności Hi-Vis przez minimum 50 cykli prania.
4. Informacji dotyczących sposobu monitorowania liczby cykli prania poszczególnych sztuk odzieży.
5. Zapewnienia Zamawiającemu dostępu do elektronicznego panelu klienta/systemu online, umożliwiającego co najmniej:
   • monitorowanie statusu poszczególnych sztuk odzieży,
   • identyfikację odzieży przypisanej do pracownika,
   • monitorowanie liczby cykli prania,
   • monitorowanie rotacji odzieży,
   • obsługę danych dotyczących 10 lokalizacji.
6. Potwierdzenia gotowości do przeprowadzenia profesjonalnego i bezpłatnego obmiaru/pasowania wszystkich pracowników we wszystkich 10 lokalizacjach przed rozpoczęciem świadczenia usługi.

VII.  Szafki/huby odzieżowe

W ramach ceny ofertowej Wykonawca zobowiązany jest zapewnić w każdym z 10 oddziałów odpowiednie rozwiązanie do przechowywania i obrotu odzieżą, obejmujące co najmniej:

• dostawę urządzeń,
• transport,
• montaż,
• uruchomienie,
• oznakowanie,
• bieżący serwis i utrzymanie,
• zapewnienie rozdziału odzieży czystej i brudnej.

Rozwiązanie powinno umożliwiać sprawną organizację obiegu odzieży oraz ograniczać ryzyko pomieszania odzieży pomiędzy pracownikami.

VII. Transport i logistyka

Całość transportu odzieży pomiędzy oddziałami Zamawiającego a zakładem pralniczym Wykonawcy pozostaje po stronie Wykonawcy.

Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu samochodowego w sposób gwarantujący:

• terminowy odbiór odzieży brudnej,
• terminową dostawę odzieży czystej,
• zabezpieczenie odzieży przed zabrudzeniem i uszkodzeniem podczas transportu,
• zachowanie rozdziału odzieży czystej i brudnej,
• identyfikowalność przesyłek i poszczególnych sztuk odzieży.

IX. Cena ofertowa

Cena ofertowa powinna obejmować kompleksową realizację przedmiotu zapytania, w szczególności:

• leasing/wynajem odzieży,
• dostawę odzieży,
• oznakowanie odzieży,
• obmiar i dopasowanie odzieży,
• pranie i konserwację,
• transport,
• odbiór i dostawy,
• bieżące naprawy,
• wymianę odzieży naturalnie zużytej,
• dostawę, montaż i serwis szafek/hubów,
• obsługę systemu elektronicznego,
• wszelkie inne koszty niezbędne do prawidłowego wykonania usługi.

Zamawiający oczekuje przedstawienia jednej kompleksowej ceny za usługę, z wyszczególnieniem poszczególnych składników zgodnie z formularzem ofertowym.

X. Dokumentacja i załączniki

Szczegółową specyfikację techniczną odzieży, wymagane ilości poszczególnych elementów odzieży, lokalizacje dostaw oraz wizualizację odzieży wraz z nadrukiem firmowym przedstawiono w tabelach stanowiących załączniki do niniejszego zapytania.

Oferent zobowiązany jest do przygotowania oferty zgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania oraz załączonej specyfikacji technicznej.